Asiakirjojen yhteiskäyttö ONLYOFFICE-työtilan avulla

Jos haluat rakentaa yhteistyötyötilan Linux-palvelimellesi, ilmeisin vaihtoehto saattaa olla Seafile. Näiden ratkaisujen avulla voit tallentaa ja jakaa tiedostoja yhdessä paikassa ja tarjota tiedostojen synkronointiominaisuuksia.

Jos et kuitenkaan halua vain säilyttää tiedostoja, vaan tarvitset myös asiakirjojen yhteiskäyttötoimintoja, on hyvä idea kääntää huomiosi ONLYOFFICE Workspaceen. Tämä ryhmätyöalusta on suunniteltu sekä asiakirjojen hallintaan että yhteismuokkaukseen verkossa.

Tässä oppaassa opit asentamaan ONLYOFFICE Workspacen ja kuinka tämä ratkaisu helpottaa reaaliaikaista yhteistyötä.

täytettävät lomakkeet ja esitykset sekä joukko erilaisia tuottavuussovelluksia.

Ratkaisun avulla voit luoda turvallisen virtuaaliympäristön, jossa voit tallentaa kaikki tiedostosi ja tehdä yhteistyötä asiakirjojen parissa reaaliajassa. Lisäksi ONLYIOFFICE Workspace tarjoaa projektinhallintaominaisuuksia, kalenterin, asiakassuhteiden, sähköpostinhallinnan, verkkoviestinnän ja sosiaalisen verkostoitumisen blogien, foorumien ja uutiskeskustelujen avulla.

ONLYOFFICE Workspace on itseisännöity ohjelmistotyökalu, joka voidaan ottaa käyttöön paikan päällä. Saatavilla on myös SaaS-versio erilaisilla tariffisuunnitelmilla, mukaan lukien yksi enintään 5 hengen ryhmille.

Ennen kuin aloitat asennuksen, varmista, että järjestelmäsi täyttää seuraavat vaatimukset:

CPU: kaksiytiminen 2 GHz tai parempi prosessori.
RAM: vähintään 6 Gt.
Kiintolevy: 40 Gt vapaata tilaa.
Vaihto: vähintään 6 Gt.
Käyttöjärjestelmä: AMD64 Linux-jakelu, jossa on ydin v3.10 tai uudempi.

ONLYOFFICE Workspace Community Editionin asennus

Tässä oppaassa asennamme ONLYOFFICE Workspace Community Editionin, joka on ilmainen versio ohjelmistosta, joka on enemmän kuin tarpeeksi säännölliseen käyttöön.

Jos tarvitset ammattimaista teknistä tukea ja pääsyä ONLYOFFICE-mobiiliverkkoeditoreihin, voit valita kaupallisen version. Siitä huolimatta, sinun on päätettävä mielipiteesi.

Asennusprosessi on melko yksinkertainen ja vaatii useita vaiheita. Aloitetaan!

ONLYOFFICE Workspace on varustettu asennusskriptillä Linux-pohjaisille käyttöjärjestelmille, joissa on Docker. Komentosarja määrittää Docker-säilöt automaattisesti kaikilla tarvittavilla komponenteilla.

Ensinnäkin sinun on ladattava komentosarjatiedosto suorittamalla seuraava wget-komento:

$ wget https://download.onlyoffice.com/install/workspace-install.sh

Kun olet saanut skriptin, siirry asennusprosessiin.

Kaikki alla olevat asennustoimenpiteet on suoritettava pääkäyttäjän oikeuksilla. Asenna kaikki tarvittavat ONLYOFFICE Workspacen komponentit kirjoittamalla tämä:

$ bash workspace-install.sh -md "yourdomain.com"

Tässä \yourdomain.com on verkkotunnuksesi, jota käytetään ONLYOFFICE Mail -moduulissa. Jos et halua, että Mail-komponentti asennetaan, suorita tämä:

$ bash workspace-install.sh -ims false

Asennusskripti tarkistaa Dockerin saatavuuden laitteessasi ja sen version. Jos Docker-palvelua ei ole saatavilla tai sen versio ei täytä vähimmäisvaatimuksia, komentosarja asentaa tai päivittää sen automaattisesti.

Tarkista luettelo kaikista käytettävissä olevista parametreista tällä komennolla:

$ bash workspace-install.sh -h

Asennuksen jälkeen sinun on varmistettava, että kaikki ONLYOFFICE Workspacen komponentit toimivat odotetulla tavalla. Avaa verkkoselain ja kirjoita tietokoneesi IP-osoite lähiverkossa. Älä kirjoita osoitepalkkiin localhost tai 127.0.0.1.

Onnittelut! ONLYOFFICE Workspacen on oltava käynnissä, mikä osoittaa asennuksen onnistuneen.

Kaikki tiedostosi tallennetaan Asiakirjat-moduuliin. Voit luoda kansioita ja alikansioita asiakirjojen hallinnan parantamiseksi, kopioida ja siirtää tiedostoja, muuttaa niiden nimiä, merkitä ne suosikeiksi, jotta niitä on helppo käyttää, ja jopa poistaa niitä.

Mukavuutesi vuoksi voit yhdistää WebDAV-protokollaa käyttämällä kolmannen osapuolen tallennusratkaisuja, kuten Nextcloud, ownCloud, OneDrive, Google Drive, kDrive ja muut. Tällä tavalla voit luoda yhden ympäristön kaikille tiedostoillesi.

ONLYOFFICE Workspace on varustettu mediasoittimella, joten voit helposti avata ja toistaa melkein mitä tahansa ääni- ja videotiedostoja kaikkien suosittujen formaattien tuen ansiosta, mukaan lukien MPG ja AVI, MPEG, MP3, WEBP jne.

On enemmän kuin tämä. Voit myös tallentaa valokuviasi ja kuviasi Asiakirjat-moduuliin, koska se tukee BMP-, JPG-, JPEG-, PNG-, TIF- ja GIF-tiedostoja. Toinen hyödyllinen ominaisuus on kyky avata ja tarkastella PDF-, DjVu- ja XPS-tiedostoja.

Sisäänrakennettu katseluohjelma on helppokäyttöinen ja tarjoaa navigointipalkin sivujen pikkukuvilla. Lisäksi voit jopa tallentaa sähköisiä kirjoja, koska ohjelmisto tukee EPUB- ja FB2-muotoja.

Mitä tulee asiakirjojen yhteistyöhön, ONLYOFFICE Workspace mahdollistaa tekstidokumenttien, laskentataulukoiden, täytettävien lomakkeiden ja esitysten jakamisen muiden käyttäjien kanssa reaaliaikaista yhteiskirjoittamista varten.

Voit asettaa tiedostosi ONLYOFFICE-portaalin sisäisten käyttäjien saataville. On myös mahdollisuus jakaa tiedostoja ulkoisesti linkin avulla.

Kun jaat jotain, voit valita tarvittavan käyttöoikeuden:

Täysi käyttöoikeus
Tarkista
Kommentoi
Vain luku
Estä pääsy

Lisäksi on olemassa erityisiä käyttöoikeuksia – Lomakkeiden täyttö täytettäville lomakkeille ja Mukautettu suodatin laskentataulukoille.

Versiosta 12.0 alkaen ONLYOFFICE-yhteistyöalusta mahdollistaa joustavamman jakamisen uusien lisäasetusten ansiosta:

Tiedostoja ei voi tulostaa, ladata tai kopioida (vain luku- ja kommentointioikeudet).
Jakamisasetuksia ei voi muuttaa (täysi käyttöoikeus).

Kun olet jakanut tiedoston, voit aloittaa yhteistyöprosessin ja nauttia ONLYOFFICE Workspacen yhteiskirjoitustoiminnoista. Voit esimerkiksi:

Aktivoi mikä tahansa kahdesta yhteismuokkaustilasta, Fast tai Strict, ja voit vaihtaa niiden välillä milloin tahansa.
Hyväksy ja hylkää muiden tekemiä muutoksia Seuraa muutoksia -ominaisuuden avulla.
Palauta mikä tahansa tiedoston versio versiohistorian avulla.
Vastaa muiden käyttäjien kommentteihin ja jätä omasi.
Kiinnitä tietyn kirjoittajan huomio merkitsemällä hänet kommentteihin.
Vertaa saman asiakirjan eri versioita reaaliajassa.
Lähetä tekstiviestejä sisäänrakennetussa chatissa.
Keskustele muiden kanssa Telegram-laajennuksen kautta.
Soita korkealaatuista ääntä ja puheluita Jitsi-laajennuksella.

ONLYOFFICE Workspace v12.0:n avulla voit myös työskennellä muiden käyttäjien kanssa WebDAV-asiakkaiden etäpalvelimilla, mikä mahdollistaa asiakirjojen yhteismuokkauksen ja tiedostojen hallinnan.

ONLYOFFICE Workspacessa Asiakirjat-moduuli on tiiviisti integroitu muihin moduuleihin, minkä ansiosta voit tehdä asioista helpompaa ja parantaa tuottavuuttasi.

Jos työskentelet projektien parissa Projektit-moduulissa, voit liittää suoraan tarvittavat asiakirjat, jotka on tallennettu Asiakirjat-moduuliin. Luot vain tehtävän tai keskustelun projektiin ja lisäät onnistuneeseen suorittamiseen tarvitsemasi asiakirjat.

Jos määrität ONLYOFFICE-postipalvelimen, sinulla on mahdollisuus liittää sähköposteihisi asiakirjoja, laskentataulukoita, esityksiä ja täytettäviä lomakkeita. Toinen hyödyllinen ominaisuus on mahdollisuus lähettää tiedostoja suoraan sähköpostitse Asiakirjat-moduulin kontekstivalikon avulla, mikä säästää joissain tapauksissa aikaa.

Projektit- ja Postimoduulien lisäksi Dokumentit-moduuli on yhdistetty sisäänrakennettuun CRM-järjestelmään, jossa voit liittää tiedostoja asiakasprofiileihin.

ONLYOFFICE Workspacen avulla voit helposti rakentaa täysin toimivan yhteistyötoimiston, jossa on dokumenttien yhteiskäyttö- ja dokumenttienhallintaominaisuudet Linux-palvelimellesi. Paras uutinen on, että kaikki tämä voidaan tehdä ilmaiseksi, kiitos ilmaisen Community Editionin saatavuuden.