Yksityiskohtainen opas asiakirjojen käsittelyyn Nextcloudissa

Nextcloud on avoimen lähdekoodin sisällön yhteistyöalusta, joka mahdollistaa suojatun tiedostojen tallennustilan jakamis- ja synkronointiominaisuuksien avulla. Ei ole liikaa sanoa, että Nextcloud on ihanteellinen ratkaisu tiedostojen hallintaan, koska tällä alustalla voit jakaa tiedostoja ja kansioita tietokoneellasi ja synkronoida ne välittömästi Nextcloud-palvelimesi kanssa.

Netxcloud ei kuitenkaan ole hyvä vain valokuville ja multimediatiedostoille. Tällä alustalla on paljon tarjottavaa, kun käsittelet toimistoasiakirjoja. Tämä artikkeli opettaa sinulle, kuinka voit käsitellä asiakirjoja Netxlcoud-instanssissasi.

Järjestä keskitetty pilvitallennustila

Nextcloudin avulla voit rakentaa kätevän tallennusympäristön, jossa voit säilyttää ja hallita kaikkia tekstidokumenttejasi, laskentataulukoitasi ja esityksiäsi. Voit ladata ne manuaalisesti tai tuoda toimistotiedostoja kolmannen osapuolen tallennustilasta asentamalla vastaavat sovellukset sisäänrakennetusta sovelluskaupasta.

On mahdollista integroida esimerkiksi Dropbox, OneDrive ja Google Drive. Näin voit tuoda toimistoasiakirjojasi ja muita tietoja Netxcloud-tallennustilaan.

Hallitse asiakirjoja helposti

Nextcloudin avulla voit hallita asiakirjoja eri tavoin. Voit luoda kansioita ja alikansioita säilyttääksesi erityyppisiä asiakirjoja erikseen. Voit esimerkiksi luoda kansion esityksille ja yhden kansion laskentataulukoille. Voit myös helposti nimetä uudelleen, kopioida tai siirtää Office-tiedostoja valitsemalla haluamasi vaihtoehdon pikavalikosta, kun napsautat niitä hiiren kakkospainikkeella.

Pääset nopeasti käsiksi tarvittaviin asiakirjoihin merkitsemällä ne suosikeiksi. Kun haluat työskennellä niiden kanssa, napsauta Suosikit-kuvaketta vasemmassa paneelissa, niin näet kaikki käytettävissä olevat asiakirjat tällä tilassa.

Toinen hyödyllinen ominaisuus on kyky määrittää tunnisteita. Jos haluat luoda tunnisteen, sinun tarvitsee vain avata tiedosto kontekstivalikon Tiedot-näkymän kautta. Kirjoita sitten, mitä haluat käyttää tunnisteena. Voit määrittää useita tunnisteita yhdelle tiedostolle. Kaikki Nextcloud-palvelimesi käyttäjät jakavat kaikki tunnisteet.

Lisäksi kaikki Nextcloud-käyttäjät voivat jättää kommentteja. Voit käyttää Tiedot-näkymää lisätäksesi kommenttejasi dokumenttiin tai lukeaksesi muiden jättämiä kommentteja. Kommentit näkyvät käyttäjille, joilla on pääsy tiedostoon.

Käytä asiakirjojasi tietokoneella ja mobiililaitteella

Nextcloud sisältää täyden tuen WebDAV:lle, joten voit helposti yhdistää ja synkronoida asiakirjojasi Nextcloud-tallennustilasta tämän protokollan kautta. Voit muodostaa yhteyden Linux-, Windows- ja macOS-laitteisiin sekä Android- ja iOS-mobiilisovelluksiin.

Kun yhteys on muodostettu, voit synkronoida pöytätietokoneesi tai älypuhelimesi Nextcloud-palvelimesi kanssa. Tämä on erityisen hyödyllistä, kun olet jatkuvasti liikkeellä ja sinun on käytettävä asiakirjojasi eri paikoista.

Jaa asiakirjoja muiden kanssa

Mikä tekee Nextcloudista erinomaisen, on sen ominaisuudet turvalliseen tiedostojen jakamiseen. Nextcloud-käyttäjänä voit jakaa tiedostoja ja jopa kansioita julkisten linkkien, muiden käyttäjien ja ryhmien, piirien ja Talk-keskustelujen kanssa.

Kun jaat asiakirjan, laskentataulukon tai esityksen, voit sallia tiedoston muokkaamisen Nextcloudin yhteiskäyttöisillä muokkausratkaisuilla, kuten ONLYOFFICE.

Muita Office-tiedostojen jakamisvaihtoehtoja ovat:

• Piilota lataus – tämä vaihtoehto poistaa latauspainikkeen, jolloin tiedoston lataaminen on mahdotonta.
• Suojaus salasanalla – tämän vaihtoehdon avulla voit asettaa salasanan.
• Aseta viimeinen voimassaolopäivä – tämä vaihtoehto poistaa jakamisen automaattisesti käytöstä tiettynä päivänä.
• Huomautus vastaanottajalle – tämän vaihtoehdon avulla voit lähettää viestin vastaanottajalle.
• Poista jakaminen – tämä vaihtoehto on suunniteltu jakamisen palauttamiseen.
• Lisää toinen linkki – tämä vaihtoehto mahdollistaa julkisten linkkien luomisen eri oikeuksin.

Sisäinen jakaminen on saatavilla myös Nextcloudissa.

Salaa asiakirjasi

Jos käsittelet luottamuksellisia tietoja, tämä ominaisuus on varmasti hyödyllinen. Tosiasia on, että Nextcloudin mukana tulee palvelinpuolen salaussovellus. Kun otat sen käyttöön, kaikki Nextcloud-tiedostosi salataan automaattisesti palvelinpuolella.

Salaussovellus käyttää kirjautumistunnustasi ainutlaatuisen salausavaimesi salasanana, joten sinun ei tarvitse tehdä mitään. Kirjaudu vain Nextcloud-instanssiisi ja hallitse toimistoasiakirjoja tavalliseen tapaan. Älä unohda, että voit vaihtaa salasanasi milloin tahansa.

Voit ottaa palvelinpuolen salauksen käyttöön järjestelmänvalvojan asetuksista.

Muokkaa asiakirjoja ja tee yhteistyötä niiden kanssa ONLYOFFICE:n kanssa

Nextcloud integroituu helposti joihinkin toimistopaketteihin, jolloin voit luoda ja muokata toimistoasiakirjoja verkossa. Yksi parhaista ratkaisuista on ONLYOFFICE Docs, avoimen lähdekoodin toimistopaketti asiakirjojen online-muokkaukseen ja yhteistyöhön. Integroituna ONLYOFFICE Docs mahdollistaa DOCX-, XLSX-, PPTX-, CSV- ja TXT-tiedostojen muokkaamisen sekä PDF-tiedostojen katselun.

Tämän online-toimistopaketin avulla voit tehdä yhteistyötä muiden Nextcloud-käyttäjien kanssa reaaliajassa. Tätä tarkoitusta varten ONLYOFFICE Docs tarjoaa täyden joukon yhteistyöominaisuuksia, mukaan lukien kaksi yhteismuokkaustilaa (nopea ja tiukka), versionhallinta ja versiohistoria, muutosten seuranta, kommentit, käyttäjien maininnat ja viestintä sisäänrakennettu chat.

Reaaliaikainen asiakirjayhteistyö on jopa mahdollista useiden yhdistettyjen Nextcloud-esiintymien välillä, jotka on yhdistetty yhteen ONLYOFFICE-asiakirjapalvelimeen (ONLYOFFICE Docs).

Lue tämä opas saadaksesi selville, kuinka ONLYOFFICE Docs integroidaan Nextcloudiin.

Luo ja täytä online-lomakkeita

Perinteisten tekstiasiakirjojen, laskentataulukoiden ja esitysten lisäksi ONLYOFFICE Docs mahdollistaa myös täytettävien lomakkeiden käsittelyn. Toisin sanoen voit luoda, muokata ja tehdä yhteistyötä asiakirjoissa, joissa on täytettävät kentät. Nämä kentät voivat olla erityyppisiä. Esimerkiksi tekstikentät, valintanapit, avattavat luettelot, valintaruudut, yhdistelmäruudut ja kuvat.

Kun luot täytettävää lomaketta, voit lisätä niin monta kenttää kuin tarvitset ja muokata niiden ominaisuuksia. ONLYOFFICE Docs toimii DOCXF:n kanssa, joka on oma muotonsa lomakemalleille. Joten kun luot lomakkeen, luot DOCX-tiedoston, jota voit muokata ja jopa jakaa muiden kanssa yhteistyötarkoituksiin.

Kun DOCXF-lomake on valmis, voit tallentaa sen nimellä OFORM. Tämä on toinen tiedostopääte, jonka ONLYOFFICE-tiimi on kehittänyt. Tätä muotoa käytetään valmiita täytettäviä lomakkeita varten. OFORM:n pääominaisuus on, että tällaista tiedostoa ei voi muokata paitsi kenttiin syöttämällä.

Joten, kun avaat OFORM -tiedoston, et näe mitään muokkaustyökaluja. Voit selata olemassa olevia kenttiä ja syöttää tarvittavat tiedot. Kun OFORM-tiedosto on valmis, voit tallentaa sen PDF-muodossa ja ladata sen suoraan editorin käyttöliittymästä.

Käytä lisäjakamisoikeuksia

Tavallisten tiedostonjakooikeuksien lisäksi ONLYOFFICE Docs tarjoaa joukon lisäkäyttöoikeuksia, joita voit käyttää jakaessasi Office-tiedostoa muiden käyttäjien kanssa:

• Täyden pääsyn avulla voit tehdä mitä haluat.
• Vain Näytä -toiminnolla voit avata tiedoston katselua varten, mutta sen muokkaaminen on kielletty.
• Kommentoinnin avulla voit tarkastella tiedostoa ja kommentoida sitä.
• Tarkastuksen avulla voit käyttää Track Changes -tilaa.
• Muokatun suodattimen avulla muut käyttäjät eivät voi muuttaa määritettyä suodatinta muokatessaan jaettua laskentataulukkoa.

Nextcloudin avulla voit jakaa Office-tiedostoja vetämällä ja pudottamalla Talkissa. Kaikki chatin osallistujat saavat pääsyn jaettuun tiedostoon.

Muunna Office-asiakirjat OOXML-muotoihin

ONLYOFFICE Docsin mukana tulee myös muunnosominaisuuksia. Joten jos sinulla on muita Office-asiakirjoja kuin OOXML, voit muuntaa ne yhdellä napsautuksella. Yhteensopivien muunnosmuotojen luettelo on todella pitkä ja sisältää DOC, DOCM, DOT, DOTX, EPUB, HTM, HTML, ODP, ODT, POT, POTM, POTX, PPS, PPSM, PPSX, PPT, PPTM, RTF, XLS, XLSM, XLT, XLTM, XLTX.

Muuntamatta OOXML:ksi voit avata tällaiset tiedostot vain katselua varten. Jos haluat muuntaa muun kuin OOXML-tiedoston, napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muunna ONLYOFFICE:lla -vaihtoehto. Sen jälkeen voit avata sen ja muokata sitä ilman rajoituksia.

Suojaa asiakirjojasi

Mitä tulee asiakirjojen suojaamiseen, ONLYOFFICEN Docsissa on todella mielenkiintoisia ominaisuuksia. Helpoin tapa estää asiakirjasi luvaton käyttö on asettaa vahva salasana. Kun avaat asiakirjan, sinun on syötettävä salasana joka kerta. Tämä on erittäin hyödyllistä, jos on olemassa vaara, että joku voi käyttää laitettasi, kun olet tilapäisesti poissa siitä.

Toinen suojausominaisuus on mahdollisuus lisätä vesileimoja. ONLYOFFICE Docsin avulla voit lisätä tekstivesileiman tai käyttää kuvaa Office-tiedostojen suojaamiseen. ONLYOFFICE-asetuksissa voit myös päättää, näytetäänkö vesileimoja, kun tiedostot jaetaan suojatussa näkymässä.

Edistyneille käyttäjille on tarjolla jotain hienostuneempaa. ONLYOFFICE Docs käyttää Jason Web Tokenia (JWT), joten voit ottaa tämän tekniikan käyttöön ja määrittää tunnuksesi tarjoamaan korkeimman suojan. Lue virallinen dokumentaatio, jos haluat tietää JWT:stä ONLYOFFICE Docsissa.

Kuten näet, Netxcloud on erinomainen alusta asiakirjojen hallintaan ja tiedostojen jakamiseen. Siitä tulee kuitenkin paljon tehokkaampi, kun integroit sen ONLYOFFICE Docsiin. Yhdistetty ratkaisu pystyy hoitamaan kaikki toimistotehtävät ja mahdollistaa turvallisen yhteistyöympäristön luomisen paikalliselle koneellesi.