PDF-tiedostojen käsittely ONLYOFFICE-dokumenttien avulla Linuxissa

Niillä Linux-käyttäjillä, jotka käsittelevät PDF-tiedostoja, on paljon ohjelmia, joista valita. Tarkemmin sanottuna on olemassa suuri määrä omistettuja PDF-työkaluja, joita voidaan käyttää erilaisiin tehtäviin.

Voit esimerkiksi asentaa PDF-katseluohjelman avaamaan tarvittavat tiedostot lukemista varten tai saada PDF-editorin suorittamaan tiettyjä toimintoja, kuten tekstin kirjoittamista, huomautusten lisäämistä tai sivujen rajaamista.

On kuitenkin olemassa vaihtoehtoinen tapa työskennellä PDF-tiedostojen kanssa Linuxissa. Tässä artikkelissa opit tarkastelemaan, muokkaamaan ja muuttamaan PDF-tiedostoja eri muotoihin sekä luomaan täytettäviä PDF-lomakkeita ONLYOFFICE Docsin avulla.

Mikä on ONLYOFFICE Docs?

Yhdellä sanalla ONLYOFFICE Docs on itseisännöity toimistopaketti, jonka lähdekoodi on avoin ja julkisesti saatavilla ONLYOFFICE-asiakirjapalvelimena GitHubissa.

Siinä on erilaisia asennusvaihtoehtoja, joten voit ottaa sen helposti käyttöön Linux-palvelimellasi ja luoda yhteistyöympäristön integroimalla ONLYOFFICE Docs pilvitallennusalustaan (esimerkiksi Nextcloud, ownCloud ja Seafile), sisällönhallintajärjestelmä (esim. Alfresco ja Confluence), verkko-oppimisratkaisu (esim. Moodle ja Chamilo) ja muut. Voit jopa integroida ONLYOFFICE Docsin omaan verkkosovellukseesi API:n tai WOPI:n avulla.

Kuten kaikki muutkin toimistoohjelmistot Linuxille, ONLYOFFICE Docsin avulla voit käsitellä erityyppisiä toimistotiedostoja, kuten tekstiasiakirjoja, laskentataulukoita ja esityksiä.

ONLYOFFICE-paketti pystyy kuitenkin myös luomaan ja muokkaamaan täytettäviä lomakkeita, mikä on ominaisuus, jota tuskin löydät muista toimistoohjelmista.

Toinen ONLYOFFICE Docsin ominaisuus on sen paras yhteensopivuus Word-asiakirjojen, Excel-laskentataulukoiden ja PowerPoint-esitysten kanssa, mikä tekee ONLYOFFICEsta hyvän Microsoft Officen korvikkeen Linuxissa. Myös muita suosittuja formaatteja tuetaan.

ONLYOFFICE Docs on suunniteltu verkkoyhteistyöhön, joten sen avulla voit jakaa ja yhdessä muokata asiakirjoja, laskentataulukoita, täytettäviä lomakkeita ja esityksiä reaaliajassa. Karkeasti sanottuna se on kuin itseisännöity Google Docs Linuxille, mutta siinä on enemmän yksityisyyttä ja kehittyneempi suojaus.

Siinä on täysi joukko yhteistyöominaisuuksia – joustavat jakamisoikeudet, versiohistoria ja versionhallinta, muutosten seuranta, asiakirjojen vertailu, käyttäjien maininnat ja kommentit sekä verkkoviestintä.

Paikallista asiakirjojen muokkausta varten on ilmainen työpöytäasiakasohjelma Linuxille, Windowsille ja macOS:lle. Se asennetaan helposti ja toimii missä tahansa distrossa ja tarjoaa saman käyttöliittymän.

Miksi käyttää ONLYOFFICE-dokumentteja PDF-tiedostojen käsittelyyn?

ONLYOFFICE Docs sopii tietysti paremmin toimistoasiakirjoille. Samaan aikaan viimeaikaiset päivitykset ovat rikastaneet ONLYOFFICE Docsin perustoimintoja ja tehneet siitä yhteensopivamman PDF-muodon kanssa, mukaan lukien mahdollisuus muokata PDF-tiedostoja.

ONLYOFFICE Docsin avulla saat monikäyttöisen ratkaisun, joka pystyy käsittelemään sekä toimistoasiakirjoja että PDF-tiedostoja. Tämä tarkoittaa, että sinun ei tarvitse asentaa ja käyttää erityisiä PDF-työkaluja, koska voit tehdä työn yhdessä sovelluksessa, mikä on toisinaan erittäin kätevää.

Katsotaanpa nopeasti, mitä voit tehdä PDF-tiedostoilla ONLYOFFICE Docsin avulla.

Muokkaa PDF-tiedostoja

PDF-muokkaus ONLYOFFICE Docsissa otettiin käyttöön version 7.5 julkaisun myötä. ONLYOFFICE PDF -editorin ensimmäisessä versiossa on päivitetty käyttöliittymä. Se ei voi ylpeillä edistyneillä PDF-muokkausominaisuuksilla, mutta on melko hyvä samoihin perustoimintoihin.

Esimerkiksi PDF-tiedostojen kanssa työskennellessäsi voit merkitä niihin kommentteja ja käyttää tekstin korostus-, alleviivaus- ja yliviivausvaihtoehtoja. Lisäksi voit käyttää kynä- ja korostustyökaluja piirtämään jotain, kuten muotoa, ja käyttää Eraser-vaihtoehtoa, jos et pidä piirustuksistasi.

Lisäksi, jos avaat saman PDF-tiedoston muiden käyttäjien kanssa, voit lähettää tekstiviestejä toisillesi sisäänrakennetussa chatissa. PDF:n yhteismuokkaus ei ole vielä saatavilla, mutta tämän ONLYOFFICE-kehittäjät lupaavat lisätä tuleviin julkaisuihin.

Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä, kun muokkaat PDF-tiedostoja, voit käyttää joitain ONLYOFFICE-laajennuksia. Voit esimerkiksi hypätä tekstiviestintään Telegram-laajennuksella ja videoneuvotteluihin Jitsi-laajennuksella. Toinen hyödyllinen esimerkki on Deepl, jota voit käyttää online-kääntämiseen.

Tallenna Office-tiedostot PDF-muodossa

Ensinnäkin ONLYOFFICE Docsin avulla voit tallentaa tekstidokumentteja, laskentataulukoita, esityksiä ja täytettäviä lomakkeita PDF- tai PDF/A-tiedostoina. Nämä muodot ovat lähes identtisiä, mutta jälkimmäinen on ISO-standardoitu versio, joka on paremmin räätälöity sähköisten asiakirjojen pitkäaikaiseen säilytykseen.

Jos haluat tallentaa Office-tiedoston PDF-muodossa ONLYOFFICE Docsissa, avaa tarvittava tiedosto, siirry Tiedosto-välilehdelle ja valitse jokin seuraavista:

• Lataa nimellä…
• Tallenna kopio nimellä…

Ensimmäinen vaihtoehto tallentaa PDF-version toimistotiedostosta tietokoneellesi tai kannettavaan tietokoneeseen. Toisen avulla voit luoda PDF-kopion tiedostovarastoosi. Valitse haluamasi vaihtoehto ja napsauta PDF- tai PDF/A-kuvaketta.

Avaa PDF-tiedostot katselua varten

Voit myös käyttää ONLYOFFICE Docsia yksinkertaisena mutta nopeana PDF-katseluohjelmana. Sisäänrakennetun katselutyökalun avulla voit avata PDF-tiedostoja ja selata niiden sivuja. Parempaa navigointia varten on pikkukuvaruutu, joka näyttää pientä esikatselua kaikista PDF-sivuista. Tämä mahdollistaa halutun sivun avaamisen yhdellä napsautuksella.

Lisäksi ONLYOFFICE-katseluohjelmassa on navigointiruutu, jonka avulla pääset helposti PDF-tiedostosi sisältöön. Jos haluat avata tietyn sivun, voit kirjoittaa sen numeron käyttöliittymän vasempaan alakulmaan.

Valitse-työkalun avulla voit valita ja kopioida teksti- ja grafiikkaobjekteja PDF-tiedostoihin. Käsi-työkalun avulla voit selata PDF-dokumenttia. Voit vaihtaa työkalujen välillä oikeassa alakulmassa.

ONLYOFFICE-katseluohjelma tarjoaa myös perinteisiä ominaisuuksia, kuten lataamisen, tulostamisen ja zoomausasetukset, jotka helpottavat PDF-tiedostojen käsittelyä. Jos haluat lukea PDF-tiedostoja mieluummin yöllä, voit aktivoida Tumman tilan -vaihtoehdon.

Muunna PDF-tiedostot DOCX-muotoon ja muihin muotoihin

Versiosta 7.1 alkaen ONLYOFFICE-dokumentteja voidaan käyttää muuntimena. Voit avata PDF-tiedoston ja muuntaa sen helposti toiseen muotoon. Voit esimerkiksi muuntaa PDF-dokumentin DOCX-muotoon, jotta se on muokattavissa. Muita PDF-muunnosvaihtoehtoja ovat ODT, TXT, DOTX, OTT, RTF, HTML, FB2 ja EPUB.

Voit myös muuttaa PDF-dokumentit DOCXF- ja OFORM-tiedostoiksi. Näitä muotoja käytetään ONLYOFFICE-verkkolomakkeissa, tiedät kuinka ne toimivat alta.

Jotta voit käyttää muunnosominaisuutta, sinun on avattava Tiedosto-välilehti ja valittava joko Lataa nimellä... tai Tallenna kopio nimellä… riippuen siitä, mitä käytät. mieluummin.

Muuta PDF-tiedostot täytettäviksi lomakkeiksi

Lopuksi ONLYOFFICE Docsin avulla voit luoda täytettäviä lomakkeita PDF-tiedostoista tai luoda täytettäviä PDF-tiedostoja tyhjästä. ONLYOFFICE-lomakkeet ovat samanlaisia kuin MS Office -sisällönhallintalaitteet, mutta niissä on joustavat asetukset Adobe Formsista. Nämä ovat asiakirjoja, joissa on täytettävät kentät ja jotka voidaan täyttää verkossa.

ONLYOFFICE-lomakkeet edellyttävät DOCXF- ja OFORM-muotojen käyttöä. Ensimmäistä käytetään muokattavien lomakepohjien luomiseen, ja jälkimmäinen on suunniteltu käyttövalmiille lomakkeille, joita ei voi muokata paitsi interaktiivisia kenttiä, joihin voit syöttää tietoja.

Tällä hetkellä voit lisätä seuraavat kentät:

• Tekstikentät;
• Yhdistelmälaatikot,
• avattavat luettelot,
• kuvat,
• valintaruudut,
• Radiopainikkeet.

Jokaisella kentällä on ainutlaatuisia ominaisuuksia, joita voidaan helposti säätää. Kun esimerkiksi lisäät tekstikentän, voit muuttaa sen reuna- ja taustavärejä, merkitä kentät tarpeen mukaan, määrittää syötettävien merkkien enimmäismäärän tai lisätä merkkien kampan.

ONLYOFFICE Docsissa voit luoda tyhjän lomakemallin tai muuntaa Word-tiedoston muokattavaksi DOCXF-malliksi. Tarvittavien interaktiivisten kenttien lisäyksen ja niiden ominaisuuksien säätämisen jälkeen käyttövalmis lomakepohja voidaan tallentaa PDF-tiedostona. PDF-tiedosto pysyy interaktiivisena, joten voit jakaa sen muiden käyttäjien kanssa.

Vaihtoehtoisesti voit avata minkä tahansa PDF-tiedoston ja muuntaa sen välittömästi DOCXF-malliksi lisämuokkausta varten.

Lue oppaamme saadaksesi lisätietoja täytettävien PDF-tiedostojen luomisesta ONLYOFFICEssa.

Jos olet valmis kokeilemaan ONLYOFFICE-dokumentteja asiakirjojen muokkaamiseen ja yhteiskäyttöön, voit hankkia sen viralliselta verkkosivustolta tai seurata yksityiskohtaisia ONLYOFFICE-dokumenttien asennusohjeita.

Johtopäätös

Kuten näet, PDF-tiedostojen käsitteleminen Linuxissa ei aina edellytä erityisten työkalujen asentamista. Monet perustoiminnot voidaan tehdä toimistopaketin, kuten ONLYOFFICE Docsin, avulla.

Ollakseni rehellinen, tämän lähestymistavan ainoa haittapuoli on, että ONLYOFFICE Docsissa ei ole kehittyneitä PDF-muokkaustyökaluja, kuten eräitä Linuxin suosituimmista PDF-ohjelmista. Se voi kuitenkin olla hyvä valinta, jos tarvitset luotettavan työkalun kaikenlaisille toimistoasiakirjoille, joissa on perus PDF-muokkausominaisuudet.